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索 引  号: 003156406/201806-00068 信息分类: 发布实录 / 综合政务 / 公民 / 会议纪要
发布机构: 祁门县人民政府办公室 发文日期:
生效日期: 废止日期:
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名       称: 【新闻发布会第15场】祁门县召开档案数字化建设媒体座谈会
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【新闻发布会第15场】祁门县召开档案数字化建设媒体座谈会

发布机构:    祁门县人民政府办公室     发布时间:2018-06-08 17:21:04     信息来源:祁门县政府办     浏览次数:470

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一、通报祁门县数字化档案建设情况



祁门县档案局局长  邹忠发


各位媒体朋友:

大家好!欢迎各位媒体朋友参加今天的第十一个“6.9”国际档案日活动,由我向媒体朋友们、并通过媒体向社会公众通报我县馆藏档案数字化建设情况。

一、为什么要推进档案数字化建设

首先介绍一下,什么是档案?档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它在人们的日常工作生活中有着极为重要的作用。

传统的档案信息一般还是以纸质文档为主,放置在档案馆(室)里面,查找调用起来非常费时。而对档案文件进行目录、全文数字化后,迅速方便地把纸质档案信息录入到计算机数据库中,用电子形式存储档案信息。纸质档案数字化后至少有三个方面的作用。

(一)有效地保护了档案原件。县档案馆目前保存档案形态主要以纸质等载体形式存在。这些传统的档案信息载体会随着年代的变化,容易受到各种各样的侵害或破坏,如纸张发黄变脆、字迹褪色以及虫蛀等;而且档案频繁利用也会对实体档案造成非常大的损害。为更加有效地保护档案原件,将现有实体档案予以数字化,是保护档案信息的一种最有效的方法。档案数字化后,及时以数字化档案代替原件提供利用,对已实现数字化的档案原件妥善保管,一般不再提供利用,使档案原件得到有效保护。

(二)提高了档案信息利用效率。传统的档案利用方式包含目录查阅、库房调档、档案翻阅、复印盖章、档案入库等过程。光是档案目录查阅就让档案工作人员花费许多时间。而将纸质档案进行数字化转换以后,档案管理工作人员只要根据档案利用者提供需要查询的档案信息,在计算机上打开档案管理软件,在档案查询中输入档案信息关键词,检索到需要的文件级目录,再执行浏览操作直接打印出来,省去了往返库房调档、归档程序,节省了大量时间,既方便又快捷。而且它也不再受“孤本”的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。另外,数字化后的档案信息可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用更方便。“时间”和“空间”不再是档案使用的限制,利用者可以随时使用自己需要的档案信息。

(三)提供了档案现代化管理基础资源。信息现代化的档案管理系统是新技术条件下档案管理和利用的新模式,具有非常广阔的应用前景。档案管理系统的建设包含了硬件、软件、网络环境和数字化档案等多方面,其中数字化档案的建设是重中之重。如没有丰富的数字化档案资源做基础,档案管理系统就只能是无源之水。将馆藏档案逐步数字化,丰富档案数字化资源,为开展档案信息现代化管理提供了大量基础档案信息资源。

二、我县档案数字化建设情况

祁门县档案馆馆藏档案134个全宗,99822卷/200956件,照片档案1919张,底图774张,实物档案961件,馆藏资料9032册。在县委县政府高度重视下,我县馆藏档案数字化建设从2014年下半年第一期开始启动,到2018年5月底第四期基本结束,总投资200万元,配备了档案服务器、磁盘阵列等硬件设备,完成馆藏文书档案7.1万卷19万件的扫描挂接,共计820万页,约占馆藏总量的70%。

三、馆藏档案数字化建设的主要内容

祁门县档案馆馆藏档案全文数字化扫描主要以文书档案和涉及民生方面的专业档案为主。涉及民生方面的专业档案内容有二十多种类:一是山场方面:土改证、国有山场、林业三定、责任山、林权改革档案;二是水田方面:第一轮承包证、二轮延包登记表、土地确权档案;三是人事方面:招工、工资、劳动合同、退休、知青、老村医、死亡档案;四是户籍方面:户口本、户口迁移证、库区移民档案;五是计生方面:婚姻登记、收养、光荣证、生育证、出生医学证明档案;六是其他方面:公证档案等。

四、数字化档案建设的注意事项

在推进数字化档案建设的具体过程中,我局重点把好“三关”:

1.把好安全关。首先是档案实体安全,要严格清点,严格执行档案交接手续,严禁把档案带出馆外,确保档案在数字化过程中一件不丢、一件不坏、一件不乱。其次是档案数据安全,绝对不允许用外带U盘进行读写数据,确保档案数字化信息不带出馆外、不据为已有、不随意传输。

2.注重质量关。要保证扫描后的数字档案内容完整、画面清晰,与原件一一对应,要确保其具有法律效力。不能出现漏扫、错扫、扫描不清、扫描不全等情况。数字化领导小组将采取不定期检查的方法进行质量检查,以确保档案数字化质量。

3.完善登记关。工作人员都要对扫描的档案进行全宗号、目录号、案卷号、件号、扫描页数、扫描人以及数字化过程中出现的问题进行详细登记,记录准确,以备查考。

感谢媒体朋友参加今天的活动,希望各位媒体朋友继续关注我县档案数字化建设。

谢谢大家!

二、与媒体座谈,解答有关问题


1.查阅档案需要携带哪些证件?

凡是来县档案馆[政府信息查阅点]查档者,利用者须出示本人合法身份证件或单位介绍信,经工作人员登记审查后,方可调档。利用者出示个人合法身份证件时,只能查阅开放档案和政府公开信息,不能查阅涉及国家安全、个人隐私等方面的档案;代人查阅档案须有当事人委托书和本人合法身份证件。查阅立档单位控制使用的档案,必须有立档单位出具的介绍信方可查阅。

2.查阅利用档案是否需要收费?

根据《财政部 发展改革委关于公布取消和免征一批行政事业性收费的通知》(财综[2013]67号)文件精神,从2013年8月1日起,取消档案部门的利用档案收费。我县严格执行此文件精神,从2013年8月1日起,取消公民查阅利用档案收费。

3.查阅利用档案是否现场及时办结?

县档案馆从2015年下半年起,就开始使用网络版档案管理软件查阅档案。馆藏档案特别是涉及民生的专业档案大多数已全文扫描,并已挂接使用。目前已有案卷级电子目录7.61万条,文件级电子目录133.13万条。只要是归档移交进馆了的档案,查阅者都能现场及时查到办结,让老百姓真正实现了“最多跑一次”。


三、现场了解档案数字化制作过程




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